Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?


Lorsque vous avez pour ambition de réaliser un projet pour votre entreprise, créer un cahier des charges vous permettra de définir quels sont les règles et éléments à suivre pour mener à bien se projet. Un cahier des charges est un document pouvant être réalisé sous différentes formes selon votre secteur d’activité, si vous proposez des services, ou bien des produits etc. Ce document devra répertorier non seulement le processus de réalisation de votre projet, ses fonctions, mais également de définir ses limites, les conditions de réalisation, les contraintes techniques, toutes les normes à respecter. Le cahier des charges permet à toutes les personnes participant à l’élaboration de ce projet de savoir quelle ligne de conduite tenir. Il existe principalement trois types de cahier des charges:

Le cahier des charges fonctionnel

Ce type de cahier des charges vous permet de définir les besoins, ainsi que tous les éléments que les intervenants ont besoin de connaître pour réaliser le projet de votre entreprise. Dans ce document devra se trouver notamment les détails du projet et des personnes participantes, l’étude des besoins et l’analyse fonctionnelle.

Le cahier des charges technique

Le cahier des charges technique met en avant la procédure de réalisation, les outils à utiliser, les différentes contraintes que ce soit au niveau économique, matériel, industriel ou bien encore environnemental.

Le cahier des charges pour site internet

Tout comme pour une entreprise physique, un cahier des charges peut également être créé pour votre site internet. Celui-ci va vous permettre de mettre en avant votre projet en définissant les aspects techniques, esthétiques, fonctionnels que vous souhaitez pour votre site. Inscrivez sur ce document tout ce que vous souhaitez mettre en place, du design de votre site à son référencement.

Pourquoi rédiger un cahier des charges ?


La réalisation d’un cahier des charges est très importante pour toute entreprise. Celui-ci peut s’utiliser de plusieurs manières, telles qu’un support de travail, ou bien comme un outil d’échange entre l’entreprise et ses partenaires (fournisseurs, prestataires), mais il est principalement utilisé pour encadrer votre projet. Ce document à souvent une connotation contractuelle pouvant alors concerner des sujets importants tels que:

  • Les éléments techniques à respecter (matériaux à utiliser)
  • La répartition des taches de chaque personne
  • Les tarifs, conditions de paiement
  • Des conditions particulières (confidentialité)
  • Les plannings et étapes de création du projet
  • La sécurité (des personnes, des biens, responsabilité, assurances)
  • Les conditions (respect des règles, horaires)

Un document tel que celui-ci contribue nettement à éclaircir le projet dans ses détails, et permet également à certaines personnes de s’exprimer sur de nouvelles idées pour le projet. Ce cahier permet donc de définir vos objectifs, les différentes caractéristiques, attentes, ainsi que le budget dont vous disposez pour ce projet.

Cahier des charges, quel est son rôle ?


Ce document permet de mettre en place le dialogue entre l’entreprise et les partenaires ou bien l’entreprise et son client. Par exemple, pour un fournisseur, le cahier des charges permet de faire des propositions adaptées pour répondre aux besoins de votre entreprise tout en respectant vos contraintes comme la qualité que vous attendez, les délais parfois pouvant être restreints, ainsi que le budget dont vous disposez. Il permet aussi de mettre en avant vos besoins réels et les différentes solutions qui s’offrent à vous facilitant ainsi la prise de décision, et permet également de comparer les résultats obtenus du projet en fonction des éléments qui étaient inscrits.

Comment faire un cahier des charges ?


Votre cahier des charges doit être réalisé de manière claire, compréhensible et dans une langue comprise par toutes les personnes travaillant à vos côtés sur ce projet. Cela simplifiera alors chacune des informations et étapes inscrites sur le document sans qu’il y ai besoin d’explications supplémentaires de manière verbale. Voyons à présent ensemble quels sont les différents éléments à intégrer dans votre cahier des charges pour que celui-ci soit totalement complet.

Quels sont les différents éléments à y intégrer ?

  • La description du projet: présentez le concept du projet, les raisons pour lesquelles vous le réalisez, et décrivez quel aspect visuel et quelles fonctions remplira le projet une fois terminé
  • Le niveau de rentabilité: analysez le niveau de rentabilité de votre projet. démontrez les avantages et inconvénients de votre projet pour votre entreprise. Pensez à bien mettre en avant la rentabilité sur le plan financier ainsi que les ressources nécessaires pour réussir le projet.
  • Point de vue en tant que client: mettez-vous à la place de vos futurs clients, et décrivez les fonctionnalités ou bien le design que vous aimeriez voir si vous étiez un client
  • La population visée: définissez également pour quel type de public le projet est-il mis en place, cela permettra aux personnes participant au développement du projet de mieux visualiser la façon dont ils doivent travailler
  • Représentation visuelle du projet: essayez de réaliser un dessin permettant de prévisualiser l’aspect esthétique que vous souhaitez donner à votre projet. Faites-le évoluer en fonction de vos nouvelles idées et modifications que vous souhaitez réaliser
  • Les spécificités: n’oubliez pas de détailler les fonctions de votre projet, ainsi que les étapes à suivre pour la réalisation, les dimensions, les couleurs etc.

Quelles sont les étapes pour réaliser un cahier des charges facilement ?


Présentez votre projet d’entreprise

  • Commencez par présenter et détailler globalement votre projet, en mettant aussi en avant quels sont ses objectifs, et sa rentabilité possible.
  • Ensuite, présentez les personnes participant à ce projet, citez les autres projets en cours si vous en avez, parlez de l’organisation globale pour la réalisation, la confidentialité, ainsi que des études que vous auriez pu mener sur le sujet du projet.
  • Puis, définissez ce que le projet apportera à vos clients.
  • Parlez ensuite dans cette première partie du document, des caractéristiques du projet, les matériaux qui devrons être utilisés, les équipements nécessaires, ainsi que les contraintes.

Définissez vos objectifs selon votre projet

Lorsque vous avez des projets dans votre entreprise, vous devez définir les objectifs que vous souhaitez en tirer. Il en existe plusieurs que nous allons voir ensemble:

  • L’objectif financier: vous souhaitez accroître votre chiffre d’affaire grâce à de nouvelles ventes de produits, la mise en place de nouveaux abonnements
  • L’objectif commercial: vous envisagez d’augmenter le nombre contacts e-mails, d’appels téléphoniques, ou bien d’inscription par jour grâce à votre projet
  • L’objectif analytique: vous souhaitez augmenter le flux de votre trafic journalier ou mensuel sur votre site internet ou votre magasin au travers de votre nouveau projet

Établissez le cadre de votre projet

Dans cette partie là, demandez-vous si votre projet correspond à tous vos clients ou seulement à certains, pour vous expliquer simplement nous allons prendre l’exemple d’un projet d’application de jeu mobile:

Est-ce que vous souhaitez mettre en place des limites particulières telles que:

  • Des accès limités à votre application selon vos utilisateurs, y a t-il un âge à respecter, souhaitez-vous mettre en place une autorisation parentale
  • Envisagez-vous de limiter l’accès selon la zone géographique des utilisateurs
  • Le temps passé pourrait-il être limité (par exemple si le joueur utilise toutes les « vies » il devra attendre quelques heures pour les retrouver et pouvoir rejouer)

C’est vous qui définissez si vous souhaitez mettre en place des limitations pour votre projet.

Décrivez les différentes fonctionnalités de votre projet

Dans cette partie de votre cahier des charges, vous allez définir les différentes fonctions de votre projet. Par exemple, pour une application mobile, expliquez comment celle-ci fonctionne au fur et à mesure de son utilisation. Vous avez la possibilité de détailler chaque fonction comme ceci:

  • Objectif
  • description
  • contraintes ou règles

N’oubliez pas de mettre aussi en avant les différentes évolutions futures prévues de toutes les fonctionnalités. N’hésitez pas à présenter chaque fonctions avec un visuel correspondant, grâce à une maquette ou un simple schéma de manière à démontrer le résultat physique que vous espérez.

Pensez à votre budget

Lorsque vous souhaitez définir le budget pour la réalisation de votre projet pensez bien que le coût ne se résume pas simplement à la réalisation mais que vous devez prendre en compte tout ce qui entoure ce projet, tel que le marketing, la maintenance s’il s’agit d’un produit informatique, le design, le développement. Le fait de calculer tous ces frais supplémentaires vous permettrons de définir les choix à limiter, de voir les évolutions ou type de développement qui peut être fait ou non selon les moyens financiers que vous avez.

Prévoyez une date butoire

Afin mettre en place la date butoire où le projet doit être prêt à être mis à disposition de vos clients, renseignez-vous sur les délais que vont prendre chaque étape de création. Si vous ne pouvez pas choisir vous même votre propre date limite car vous devez absolument avoir terminé le projet pour tel ou tel événement qui se présente à telle date, réduisez peut-être certaines des fonctions et remettez-les à plus tard en sortant une version allégée de votre projet dans un premier temps, vous pourrez ensuite le retravailler sans trop de pression pour présenter une nouvelle version plus complète.

Conclusion

Lors de la création du cahier des charges de votre projet d’entreprise, pensez à bien réaliser chaque étape avec attention, de manière à ce que votre dossier soit le plus complet possible pour faciliter la mise en place et mener à bien votre projet dans les meilleures conditions qui soient.

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